Как подготовиться к внедрению КЭДО в 1С: Кабинет сотрудника
Для того, чтобы внедрить кадровый электронный документооборот на базе решения «1С:Кабинет сотрудника» необходимо выполнить следующие подготовительные действия.
1. Проверка штатного расписания организации в системе 1С
Проверьте как сформировано в вашей системе 1С штатное расписание и, при необходимости, наведите порядок: все работники должны находиться в корректных подразделениях, в каждом подразделении должен быть установлен руководитель.
Если сотрудник не приписан ни к какому подразделению или у подразделения нет руководителя, а также в ситуации, когда ставка руководителя пустая – заявления будут приходить руководителю организации!
Напоминаем, что кадровый электронный документооборот поддерживается в следующих программах:
- 1С:Бухгалтерия предприятия 3 ПРОФ, КОРП и базовая с версии 3.0.106;
- 1С:Зарплата и управление персоналом ПРОФ и КОРП с версии 3.1.14.166, базовая с версии 3.1.14.305;
- 1С:Зарплата и кадры государственного учреждения, ред. 3 ПРОФ и КОРП с версии 3.1.14.166, базовая с версии 3.1.14.305.
- 1С:Комплексная автоматизация с версии 2.4.13.46;
- 1С:ERP с версии 2.4.13.46.
2. Внесение контактных данных сотрудников, переходящих на КЭДО
Проверьте наличие электронной почты и сотового телефона у сотрудников в системе 1С. Это нужно будет для получения пользователем кода установки «1С:Кабинет сотрудника».
Для простоты и удобства подключений можно сразу определиться, куда всем работникам будет приходить код – на email или на номер мобильного.
3. Определение схем подписания кадровых документов и ответственных за КЭДО сотрудников
Определите схему подписания кадровых документови распределения электронных подписей.
Необходимо установить ответственных за ответы на заявки сотрудников. В «1С:Кабинет сотрудника» выделяются следующие виды заявлений от сотрудников:
- Отпуска (все виды).
- Изменения личных данных сотрудников.
- Согласование отсутствия сотрудников.
- Справки НДФЛ.
- Налоговые вычеты.
- Справки об остатках отпусков.
- Справки с места работы.
Также определите ответственных за другие кадровые документы: приказы по разным кадровым действиям, расчетные листки и т.д.
Желательно, чтобы каждый сотрудник, отвечающий за кадровые действия, связанные с КЭДО, имел квалифицированную электронную подпись (КЭП). Сведения о данных ответственных сотрудников необходимо внести Приложение 3 Приказа о переходе на КЭДО.
Кроме того, на ответственных сотрудников — то есть тех, кто будет подписывать документы от лица Работодателя — требуется оформить внутренние доверенности с полным описанием документов, которые они имеют право подписывать и внести пункт о этом в их должностные инструкции.
Установите электронную подпись на ПК ответственных сотрудников.
4. Подготовка документов и разъяснение переходе на КЭДО для сотрудников
Для перехода необходимо подготовить следующие документы внутри компании:
- Положение о КЭДО.
- Приказы о введении КЭДО и утверждение положения о КЭДО.
- Формы уведомления, согласии и отказа о переходе на КЭДО для сотрудников.
Дополнительно нужно внести изменения во внутренние документы:
- регламентирующие порядок кадрового делопроизводства в организации;
- регламентирующие порядок хранения и архивирования личных документов сотрудников;
- нормативные документы, связанные с информационной безопасностью и хранением персональной информации о сотрудниках;
- в типовые трудовые договора с вновь принимаемыми работниками.
Необязательный, но очень желательный момент — разъяснение сотрудникам организации о пользе перехода на КЭДО. Разошлите им, помимо уведомления о переходе и согласия, обучающие и справочные материалы о решении «1С:Кабинет сотрудника».
