Контроль остатков в 1С:УНФ

1С: УНФ предоставляет удобный интерфейс для контроля остатков: просматривать актуальные данные о количестве товаров, их стоимости, истории движения. Кроме того, система позволяет анализировать остатки в различных единицах измерения, устанавливать лимиты остатков и сигнализировать о их превышении.

Чтобы включить функцию контроля остатков, нужно открыть настройки программы, перейти в раздел «Администрирование» и выбрать «Корректировка данных». Здесь нужно установить галочку напротив пункта «Контролировать остатки при проведении».

Пункт «Корректировка данных» в разделе «Администрирование»

Пункт «Контролировать остатки при проведении» в форме «Корректировка данных»

Все складские остатки в программе «1С:Управление нашей фирмой»  автоматически корректируются во время проведения документов, связанных с движением товаров. Например, таких как «Заказ-наряд», «Расходная накладная», «Приходная накладная» и др. Если возникает нехватка товаров, то программа выдает предупреждение и не дает сохранить документ.

Программное сообщение при нехватке запасов на складе

Во время проведения документа все остатки товаров обновляются до текущей даты. Таким образом, при расчете учитываются все документы, созданные до и после создания исходного варианта.

Примеры отображения остатков в УНФ

1. Допустим, 1-го марта поступило 10 товаров, а 7-го марта была создана расходная накладная на 10 товаров в программе 1С. Если потом попытаться провести еще одну расходную накладную, от 2 марта, программа выдаст сообщение, что товара нет, хотя фактически он есть в наличии.
2. Допустим, 31-го марта поступило 100 товаров, а в начале месяца этих товаров не было. При попытке создать 31 марта месячные расходные накладные программа будет показывать сообщение, что товаров нет, пока не будут проданы все 100 штук.
3. Первого марта было получено 10 товаров и на них оформлена накладная прихода, а затем сразу же была проведена и зарегистрирована продажа этих 10 товаров. Если потом количество товаров решено будет уменьшить, программа покажет сообщение об отсутствии товара, поскольку он уже был продан.

Сообщение о количестве остатков в приходной накладной

При резервировании товара, контроль остатков будет осуществляться внутри документа «Заказ покупателя» в столбце «В резерв» на текущую дату.

Контроль остатков в документе «Заказ покупателя»

Если товар продается за границу, можно отслеживать остатки внутри таможенных деклараций. Для этого откройте «Настройки», затем «Еще больше возможностей», выберите «Закупки», затем «Импорт» и установите флажок «Контроль остатков по ГТД».

Пункт «Контроль остатков ГТД»

Еще один способ контроля остатков в программе «1С: Управление нашей фирмой» — процесс пробития чеков на кассовом аппарате и создание документа «Отчет о розничных продажах». Чтобы это сделать, откройте «Настройки», затем «Больше возможностей», выберите «Продажи» и поставьте галочку рядом с «Контролировать остатки при пробивке чеков и проведении отчетов».

Пункт «Контролировать остатки при пробивке чеков и проведении отчетов»

Отрицательные остатки в 1С:УНФ

Если у вас отрицательный остаток по товарам, то данные в управленческих отчетах скорее всего некорректные.

Наличие отрицательного остатка в программе влияет на себестоимость товаров, что в свою очередь ведет к неправильным данным о валовой прибыли и других показателях. Если настроен обмен данными между 1С:УНФ и 1С:Бухгалтерия предприятия, то это может привести к ошибкам и невозможности сформировать налоговую отчетность.

Отрицательные остатки могут возникать как по всей номенклатуре в целом, так и в разрезе аналитики. Например, если было куплено 5 яблок и продано 6, то остаток будет отрицательным.

В разрезе аналитики отрицательный остаток может быть не так очевиден. Он может возникнуть из-за разных настроек в стандартных отчетах.

Причины появления отрицательных остатков

• Работа в базе нескольких пользователей одновременно;
• снятие галочки «Контролировать остатки при проведении»;
• работа с заказами покупателей;
• наличие в программе более одного склада, подразделения или организации;
• работа с партиями и характеристиками номенклатуры.

Для исправления отрицательного остатка необходимо правильно настроить отчет «Запасы». Отрицательный остаток может возникнуть в различных аналитиках, поэтому необходимо вывести в отчете информацию по всем видам.

Основные ошибки из-за которых возникают отрицательные остатков в УНФ

• Отсутствие поступления (документ о поступлении товара не был внесен в базу). В этом случае надо найти первичный документ, оформить приходную накладную или создать документ «Оприходование товаров».
• Неправильное место расхода (указана не та организация, подразделение, склад или заказ). Чтобы исправить ошибку, нужно указать правильное место в одном из документов и провести его повторно или оформить перемещение товаров.
• Ошибочная номенклатура (часто это дубликаты товаров. Например, вы получили товар «Одеяло» с большой буквы, а продали «одеяло»). В этом случае необходимо указать правильную номенклатуру и аналитику в документах или создать документ «Пересортица запасов».
• Поступление позже, чем расход (разница может быть не только в дате, когда вы купили товар 30.04.2019 и продали 29.04.2019, но и во времени, например, вы купили товар 30.04.2019 в 17:00 и продали 30.04.2019 в 16:59). Установите правильные даты и время, проведите документы заново или создайте документы «Корректировка реализации» и (или) «Корректировка поступления».
• Нарушение последовательности проведения документов (все предыдущие условия выполнены, но документ о расходе проведен раньше, чем документ о поступлении). Проведите цепочку документов в правильной последовательности: сначала поступление, затем расход.

Чтобы исправить отрицательный остаток, выполните следующие шаги:

Настройка отчетов для выявления отрицательных остатков

Откройте отчет «Закупки - Отчеты - Запасы». Добавьте нужные аналитики по пути «Строки - Добавить строки: Организация, структурное подразделение, счет учета, номенклатура, характеристика, партия, заказ».

Раздел «Строки» в отчете «Запасы»

Сохраните настроенный вариант отчета.

Кнопка «Запомнить настройки»

Теперь необходимо установить отбор в настроенном отчете, чтобы он показывал только те позиции, которые имеют отрицательный остаток.

Для этого выполните следующие действия:

1. Откройте «СКД» в форме «Запасы».

Пункт «СКД» В форме «Запасы»

2. Перейдите на вкладку «Отбор» и установите нужный отбор («Количество конечный остаток» меньше 0).

Пункт «Количество конечный остаток» на вкладке «Отбор»

Сохраните новый отчет для последующего выявления отрицательного остатка.

Настройка завершена и теперь можно выявлять отрицательные остатки.

Выявление отрицательных остатков

1. Сформируйте отчет для выявления отрицательного остатка за нужный месяц. Если в отчете нет данных, у вас нет проблем с отрицательным остатком в этом периоде. Если данные есть, выберите номенклатуру с отрицательным остатком, которую нужно исправить.
2. Посмотрите, есть ли обороты (документы, которые меняют количество или стоимость запасов) по выбранной номенклатуре за выбранный период. Если оборотов нет, возможно, вы забыли провести документы или неправильно настроили контроль остатков.
3. Проанализируйте причины возникновения отрицательного остатка. Это может быть связано с ошибками в учете запасов, неправильными настройками контроля остатков или неправильным вводом данных о закупках и продажах.

Исправьте ошибки, если они обнаружены. Настройте отчеты так, чтобы они отображали информацию об отрицательном остатке в нужном разрезе. Удалите или скорректируйте отрицательные остатки, чтобы они стали положительными. При необходимости проведите дополнительные проверки и корректировки для устранения всех причин отрицательного остатка.

За указанный месяц оборотов нет

Если обороты есть, перейдите к исправлению отрицательных остатков. Если оборотов нет:

1. Сделайте отбор по нужной номенклатуре в фильтрах.
2. Сформируйте отчет за прошлый месяц и найдите месяц, в котором появились обороты. Затем перейдите к исправлению отрицательных остатков.

Обороты за указанный месяц есть

Исправление и профилактика отрицательного остатка в УНФ

Чтобы быть уверенными в корректности данных, рекомендуется хотя бы раз в месяц создавать отчет для выявления отрицательных остатков. Если отчет пуст, то данные корректны. Если в отчете появляется номенклатура, нужно исправить отрицательный остаток, следуя описанным выше шагам.

1. Сформируйте отчет (без отбора по отрицательному остатку) за месяц, выявленный на предыдущем шаге , со всеми аналитическими данными, отфильтрованными по нужной номенклатуре.
2. Разверните отчет до той аналитики, в которой появился отрицательный остаток. Затем разверните эту аналитику до документа движения.
3. Найти документ, который вызвал появление отрицательного остатка и устранить проблему.

Документ движения, вызвавший появление отрицательного остатка

Найдите ошибку.

В нашем случае была сделана отгрузка с основного склада без поступления на него. Но было поступление на склад «Витрина».

Поступление товара на склад «Витрина»

Смотрим, каким документом было оформлено поступление.

Документ, по которому оформлено поступление товара

Значит, ошибка произошла в одном из следующих мест:

• в документе «Приходная накладная №16 от 30.04.2019» указан не тот склад (не «Основной склад», а «Витрина»);
• пользователь базы забыл оформить перемещение товаров со склада «Витрина» на тот склад, с которого была произведена продажа (на «Основной склад»);
• «Расходная накладная №17 от 30.04.2019» была оформлена не с того склада (“Основного склада», а не «Витрины»).

Можно исправить эту ошибку, изменив склад в документе «Расходная накладная» с «Основного склада» на «Витрину».