Распознавание документов в 1С:УНФ и 1С:Розница 

Программы «1С: Управление нашей фирмой» и «1С:Розница» позволяют заводить счета, накладные и прочие первичные финансовые документы посредством преобразования сканов или фото непосредственно в документы 1С с распознаванием текста: номенклатуры, контрагентов, сумм и т.д.

Сервис распознавания документов позволяет:

• Быстро создавать входящие первичные документы на основе отсканированных или сфотографированных образцов. 
• Прикреплять сканы и фото к исходящим первичным документам или вручную созданным входящим первичным документам для удобного хранения и доступа.
• Проверять распознанные документы и исправлять ошибки распознавания вручную для обеспечения точности и правильности введенных данных.
• Работать с разными форматами файлов: изображениями в PNG, JPEG, TIFF и BMP, документами в PDF, MS Word и MS Excel, а также архивами в ZIP. Эта универсальность делает сервис подходящим для работы с разными типами документов.

Подключение сервиса распознавания документов для 1С:УНФ и 1С:Розница

В начале проверьте активирована ли функция распознавания в настройках программы. Для этого перейдите в раздел  «Настройки»  на вкладку «Интеграции» и выберите пункт «Использовать распознавание документов».  

Настройка распознавания документов 

Подключите сервис в разделах «Продажи» или «Закупки» 

Подключение сервиса распознавания документов

Для работы сервиса требуется подключенная поддержка «1С:ИТС». При первом подключении доступен тестовый пакет в 250 документов на 1 год.

Процесс распознавании документов в 1С

Загрузите файлы через кнопку «Загрузить документы из сканов (фото)» в разделе «Сервис». Затем нажмите «Добавить файлы».

Загрузка документов и сканов в 1С:УНФ для распознавания

Загрузить сканы можно другим способом:

• Нажмите на кнопку с пиктограммой сканирования при просмотре списка документов: «Приходная накладная», «Счет на оплату» или «Счет на оплату (полученный)», «Расходная накладная».
• Или воспользуйтесь мобильным приложением 1С: Сканер документов.

Отправьте загруженные документы на распознавание.

Статусы документов при распознании

После отправки документов в сервис можно отследить процесс работы по статусам: в обработке, распознанные, обработанные, с ошибкой, удаленные.

Скорость сервиса зависит от качества и размера документов. Единичные файлы распознаются за минуты, при большом объеме может пройти существенное время.

В списке, помимо статуса, можно посмотреть свойства документа: тип — входящий или исходящий, контрагента, период загрузки, миниатюру загруженного изображения.

 
Статусы распознавания документов

Проверка распознанных документов в 1С

В созданном учетном документе могут присутствовать ошибки распознавания. Для проверки откройте его, ошибки будут подсвечены красным цветом, а их общее количество будет отображено в шапке формы.

Данные могут быть не заполнены по следующим причинам: «неуверенно заполненные поля» и отсутствие контрагента/договора, номенклатуры в базе.

В первом случае потребуется проверить и отредактировать поле, сравнив с оригиналом. В частности, подсвечиваются ячейки при распознанные, как расчет суммы, если сумма не сходится. 

При отсутствии объекта — открывается стандартная форма создания нового элемента. В дальнейшем программа сама может запоминать выбранные соответствия.

 
Окно проверки документа после распознавания

Затем создайте учетный документ в программе. К нему автоматически прикрепится отсканированная копия документа.

 
Создание учетных документов на основе загруженных сканов

Массовая обработка сканов и фотографий документов

Если предстоит работа с большим количеством изображений документов, можно воспользоваться массовой обработкой. Она сокращает количество действий и применяется сразу к группе файлов.

Чтобы включить ее, нажмите на «Групповая обработка» в форме «Распознавание документов».  

 
Кнопка «Групповая обработка»

Массовая обработка состоит из цепочки этапов.

• Проверьте документы на ошибки и заполните данные на красном фоне. Тут можно создать контрагентов для группы документов по кнопке «Заполнить для выделенных строк».
• Проверьте документы на наличие дублей. Из них выберите с наилучшим качеством. Посмотрите, чтобы среди документов не было ошибочно занесенных в дубли.
• Сгруппируйте документы, для которых предусмотрена одинаковая операция.
• Внесите дополнительные реквизиты документов, номенклатуру, табличные данные.
• Перепроверьте все изменения, которые будут применены далее. Нажмите «Обработать документы».

В итоге на выходе будет сразу группа созданных документов со сканами оригиналов.

 
Группа обработанных документов