Электронный документооборот (ЭДО) в 1С:УНФ и 1С:Розница

В «1С: Управление нашей фирмой» и «1С:Розница» можно перейти на безбумажный обмен документами с поставщиками и покупателями. С помощью сервиса электронного документооборота (ЭДО) можно посылать и получать финансовые документы (счета на оплату, УПД, акты и т.д.), договоры, обмениваться прайс-листами, каталогами, заказами.  Благодаря электронной подписи (ЭП) эти документы будут иметь юридическую значимость и полностью заменять собой «бумажные» экземпляры, также с ЭП можно зашифровывать передаваемые данные.

Использование ЭДО в 1С:УНФ и Рознице имеет ряд преимуществ:

• Экономия времени и средств.С помощью ЭДО можно сократить затраты на печать и отправку документов, а также ускорить процесс их обработки.
• Безопасность данных.Все документы хранятся на сервере в зашифрованном виде, что снижает риск их потери или кражи.
• Снижение количества ошибок, связанных с ручным вводом данных, за счет автоматического формирования документов. 

Работа с ЭДО в программах 1C включает в себя несколько основных этапов:

1. Настройка обмена документами с контрагентами. Для этого необходимо установить параметры подключения к системе ЭДО, выбрать контрагентов и настроить правила обмена документами.
2. Создание и отправка документов. В 1C УНФ можно создавать различные виды документов, такие как счета, заказы, накладные и т.д. После формирования документа его можно отправить контрагенту, выбрав соответствующий пункт меню.
3. Получение и обработка входящих документов. При поступлении документов от контрагентов они автоматически добавляются в систему, и пользователь может обработать их согласно правилам документооборота компании.
4. Контроль исполнения документов. 1C УНФ позволяет контролировать статус исполнения каждого документа, а также отслеживать историю его изменения.
5. Распечатка и хранение документов. Если требуется, можно распечатать документы на бумажном носителе и сохранить их в архиве.

Настройка электронного документооборота в «1С:УНФ» и «1С:Розница»

Зайдите в раздел «Компания» на вкладку «Обмен с контрагентами» и поставьте галочки в «Электронные подписи» и «Обмен электронными документами с контрагентами».

 
Включение функционала ЭДО в настройках 1С:УНФ

Загрузите в программу сертификат ЭЦП (электронной цифровой подписи) в окне «Настройки электронной подписи и шифрования».

 
Добавление сертификата электронной подписи в 1С:УНФ

Заказать сертификат можно отправив заявление на его получение через сервис «1С:Подпись».

Далее нужно создать в сервисе ЭДО учетную запись организации.  Для этого необходимо перейти на вкладку «Компания» и в левой панели открыть  «Обмен электронными документами». В этом окне выберите вкладку «Обмен с контрагентами». Перейдите в пункт «Учетные записи ЭДО». Откроется форма «Помощник подключения к ЭДО». Выберите организацию, для которой хотите создать учетку. Затем необходимо указать сертификат, который будет использоваться для подписи и шифрования документов, и оператора ЭДО. Нажмите кнопку «Далее».

Создание учетной записи в форме «Помощник подключения к ЭДО»

Заполните название организации, проверьте все данные по компании и укажите адрес электронной почты.

 
Заполнение данных по организации в форме «Помощник подключения к ЭДО»  

Как в 1С пригласить контрагента присоединиться к ЭДО

Приглашение контрагента к ЭДО – это не формальность, а специальная обязательная процедура, которая предполагает соглашение на документооборот.

Когда контрагент подключен к сервису ЭДО от 1С, достаточно выслать ему приглашение, указав его оператора или идентификатор. Он должен принять его. Как только контрагент примет приглашение, его статус будет отображаться как «Принято». 

Перед отправкой документов выберите нужные документы галочкой и укажите их формат.

 
Настройки отправки документов 

Если у контрагента ЭДО отсутствует, действуйте по следующему алгоритму:

1. Зайдите в разделе «Компания» -> «Контрагенты».
2. Выберите контрагента/нескольких контрагентов, если нужно взаимодействовать одновременно с несколькими участниками документооборота.
3. В правой панели выберите  «ЭДО» -> «Пригласить к обмену электронными документами».
4. Откроется форма. Введите e-mail контрагента. На него будут отправлено руководство  для подключения ЭДО и запрос-приглашение.

 
Отправка запроса-приглашения контрагенту для присоединения к ЭДО 

Отслеживать состояние приглашения можно в «Текущих делах ЭДО» в папке «Приглашения».

 
Папка «Текущие дела ЭДО»

Для этого используются подпапки:

• Требуется пригласить. Содержит черновики приглашений, которые необходимо отправить контрагенту.
• Ждем согласия. Содержит исходящие приглашения, для которых ожидаются действия со стороны конрагента.
• Требуется согласие. Содержит входящие приглашения к обмену.
• Ознакомиться. Содержит приглашения, которые приняли или отклонили ваши контрагенты.

Обмен электронными документами в 1С:УНФ и 1С:Розница

Инструмент «Текущие дела ЭДО» — это рабочее место сервиса ЭДО в программах 1С. Он служит для формирования, отправки, массовой отправки, подписания, утверждения, приема приглашений, перенаправления на другого пользователя и т.п. 

Отправка документов по ЭДО

Для единоразового взаимодействия с контрагентом используется более простой способ обмена документами.

Зайдите в документ, который хотите переслать контрагенту и нажмите «Отправить электронный документ».

 
Отправка электронного документа

Инструмент «Текущие дела ЭДО» применяется для отправки и получения большого количества электронных документов. Он отображает полученные файлы, документы, которые нужно подтвердить или отправить

 
Раздел «Текущие дела ЭДО» 

В документе, которым хотите поделиться, нажмите на «Еще». В выпадающем списке выберите «ЭДО» и затем «Выгрузить данные в файл». Отправьте файл с данными контрагенту по e-mail.  

После отправки электронного документа, можно отследить его статус подписания контрагентом в «Текущие дела ЭДО» - «Исходящие» - «На контроле». 

Получение и обработка электронного документа

Получение электронных документов происходит по команде «Отправить и получить» из формы «Текущие дела ЭДО». После обновления входящие документы отображаются в папке «Входящие».

Также можно в настройках ЭДО поставить галку «Проверять наличие новых электронных документов» для 1С-ЭДО с заданным периодом.

Получатель в свою очередь нажимает на «Загрузить данные ЭДО из файла» и вносит данные в присланный документ или на его основании создает новый.

 
Опция «Выгрузить данные ЭДО из файла» 

Архив ЭДО

Архив - это хранилище всех полученных и отправленных электронных документов, по которым документооборот уже завершен. Они помещаются в архив автоматически.

 
Архив ЭДО 

Для просмотра всех транзакций, пройденных через сервис 1С-ЭДО, перейдите через ссылку «Архив ЭДО» в «Текущие дела ЭДО».

 
Ссылка на архив

В архиве есть возможность задать фильтры:

• По ответственному сотруднику.
• По виду документа.
• По состоянию ЭДО.
• По наименованию контрагента.