Что такое кадровый электронный документооборот (КЭДО)

Кадровый электронный документооборот (КЭДО) — это работа в электронном виде с кадровыми документами между организацией и её сотрудниками, а также соискателями. Электронные кадровые документы полностью заменяют собой бумажные версии.

Ранее кадровый ЭДО существовал как эксперимент, но в ноябре 2021 года он был признан удачным и Федеральным законом от 22.11.2021 № 377 в Трудовой кодекс РФ были внесены три новые статьи, которые определяют порядок перехода на КЭДО, а также описывают правила создания, обмена, подписания и хранения соответствующих документов:

22.1. Электронный документооборот в сфере трудовых отношений;
22.2. Порядок введения электронного документооборота и приема на работу к работодателю, использующему электронный документооборот;
22.3. Взаимодействие работодателя и работника посредством электронного документооборота.

Таким образом в трудовом законодательстве появились следующие новшества:

определение КЭДО;
правила по использованию видов электронных подписей;
список документов, которые остаются в бумажном виде;
перестал быть обязательным приказ о приёме на работу;
обновился статус документов, созданных в ходе эксперимента Минтруда.

Требования по электронному взаимодействию с дистанционными работниками остались прежними с возможностью применения новых положений.

У работников появилась возможность оформлять и подписывать с телефона либо компьютера трудовые договоры, заявления на отпуск и увольнения, приказы и т.п. В бумажной форме сохранились всего несколько видов документов.

Какие кадровые документы стали электронными

Большинство документов, связанные с работой:

трудовой договор и изменения к нему, приказ о приеме на работу;
заявление об увольнении и его отзыв, обходной лист при увольнении;
приказы на премирование и сверхурочную работу;
уведомление об изменении определенных сторонами условий трудового договора;
согласие на перевод;
заявление на отпуск, графики отпусков и сменности;
табель учета рабочего времени;
согласие на обработку персональных данных;
договор о материальной ответственности и изменения к нему;
ознакомление с локальными нормативными актами;
договор на получение образования без отрыва или с отрывом от работы и изменения к нему;
ученический договор и изменения к нему;
приказ (распоряжение) о применении дисциплинарного взыскания и уведомление о нём;
справки.

Согласно текущему законодательству в КЭДО можно оформлять не все кадровые документы. Некоторые оформляются в том виде, в котором пожелал работник.

Форматы и состав электронных документов еще не утверждены государством. Минтруд, Минцифры и Росархив должны разработать их к 01.03.2023. Пока организации могут использовать собственные шаблоны.

Какие кадровые документы остались на бумаге

В электронном виде нельзя использовать:

приказ (распоряжение) об увольнении сотрудника;
акт о несчастном случае на производстве (по формам Н-1 и Н-1ПС, утв. постановлением Минтруда России от 24.10.2002 № 73);
бумаги, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда в том числе те, на которых должна стоять личная подпись работника.

Трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности не попадают под действие ФЗ 337, к ним применяются отдельные положения – ст. 66 и 66.1 ТК РФ.

Права и обязанности работодателей и работников при использовании КЭДО

Использование кадрового ЭДО в 2022 году — это не обязанность участников трудовых отношений, а их право.

Сейчас Трудовой кодекс позволяет работодателям самостоятельно принимать решения о необходимости введения КЭДО. В соответствии со статей 22.1 ТК РФ, если работодатель принял решение о его использовании, то он должен взять с действующих работников соответствующее согласие. Отсутствие такого согласия признается отказом от КЭДО.

Брать согласие с работников, впервые поступающих на работу после 31 декабря 2021 года, не надо. Работодатель обязан только проинформировать их, что использует электронный кадровый документооборот.

Работник может не согласиться или попросить время на раздумье — это его право. Отсутствие согласия признается отказом от КЭДО, и тогда кадровая служба обязана выдавать и оформлять документы только в бумажном виде. Также отказ работника или соискателя не является основанием для увольнения или отказа в трудоустройстве.

Работники вправе выбирать способы подачи некоторых документов:

письменно,
через информационную систему работодателя,
по электронной почте,
через ЕЦП «Работа в России».

Сводная страница подсистемы «Электронный кадровый документооборот» на портале «Работа России»

Системы электронного кадрового документооборота

Для ведения кадрового ЭДО можно существует несколько вариантов.

Первый — это бесплатная единая цифровая платформа «Работа России». Зайти на нее можно, в том числе, через портал Госуслуг с использованием единой системы идентификации и аутентификации (ЕСИА).

Второй — это использовать собственную информационную систему работодателя, если она позволяет подписывать и хранить электронные документы, а также фиксировать факт их получения сторонами трудовых отношений.

Сейчас в России существует достаточный выбор коммерческих информационных систем, которые упрощают организацию процесса кадрового взаимодействия с болим количеством сотрудников, а также позволяют подстраиваться под особенности работы организаций:

1С:Кабинет сотрудника,
Контур,
СБИС,
Такском,
СберКорус,
и другие.

Интерфейс решения «1С: Кабинет сотрудника»

Переход на кадровый электронный документооборот

В первую очередь необходимо соблюсти регламент, установленный законодательством. Организация при переходе на КЭДО должна создать локальный нормативный акт «Положение о кадровом электронном документообороте с сотрудниками в организации». В этом документе необходимо наличие следующей информации:

общие положения — цели, задачи, нормативные акты;
сведения об информационной системе, в которой будет вестись КЭДО;
порядок доступа к информационной системе работодателя;
порядок перехода на КЭДО как вновь принимаемых, так и уже работающих сотрудников;
перечень документов, которые будут вестись в бумажном и/или в электронном виде;
порядок подписания документов КЭДО, утверждение видов подписей как со стороны работника, так и работодателя для отдельных видов документов;
процедуры взаимодействия по отдельным вопросам внутри информационной системы, перечень и права участников в этом взаимодействии;
сроки и порядок подписания и ознакомления с полученными электронными документами для работников;
дата внедрения кадрового ЭДО (не ранее срока уведомления персонала).

Также можно включать и другие вопросы на усмотрение работодателя.

Следующий шаг — настройка кадрового ЭДО в информационной системе организации, например 1С. К этим работам относится настройка организационной структуры предприятия, создание шаблонов документов, заведение пользователей, их полномочий и прав подписи.

Заключительный этап — подключение сотрудников. Работники должны подписать согласие на электронный обмен документами, получить электронную подпись, научиться пользоваться соответствующим решением.

Как подготовиться к внедрению кадрового электронного документооборота

Электронная подпись для кадрового документооборота

Электронная подпись (ЭП) используется для определения лица, подписывающего документ. Существует несколько типов электронных подписей, используемых в КЭДО:

Простая ЭП (ПЭП).
Усиленная неквалифицированная ЭП (НЭП, УНЭП).
Усиленная квалифицированная ЭП (КЭП, УКЭП).

Простая электронная подпись — это, как правило, сочетание логина и пароля. Обычно создается при первом входе в информационную систему и действует бессрочно. Используется для подтверждения факта ознакомления физического лица с документами, не имеющими юридической значимости — то есть с которыми сотрудника не обязательно знакомить под роспись (например, приказы по основной деятельности организации, не касающиеся конкретного работника).

Для работодателя подписание документов простой ЭП не предусмотрено.

Для подписания наиболее важных кадровых документов необходимы УНЭП и УКЭП.

Усиленная неквалифицированная электронная подпись создается с помощью специальных программных средств. Эта подпись позволяет определить лицо, подписавшее документ и защитить его от несанкционированного изменения. УНЭП признается равнозначной собственноручной подписи в случаях, определенных законодательством или соглашением сторон.

Усиленная квалифицированная электронная подпись — отличается от НЭП тем, что выдается аккредитованным удостоверяющим центром (УЦ). При этом каждый УЦ может выдавать УКЭП только той категории лиц, которая определена для него Законом № 63-ФЗ.

Работодатель обязан использовать такие подписи для:

договорных документов: трудового договора, ученического договора, договора на получение образования, договора о материальной ответственности;
дополнительных соглашений к договору;
уведомлений об изменении условий трудового договора по ст. 74 ТК РФ,
приказов о дисциплинарных взысканиях.

Что может подписывать работник с помощью усиленной электронной подписи:

договорные документы: трудовой договор, ученический договор, договор на получение образования, договор о материальной ответственности,
дополнительные соглашения к договорам;
дополнительное соглашение о переводе на другую работу.
уведомлений об изменении условий трудового договора по ст. 74 ТК РФ,
ознакомление с приказом о взыскании в ИС работодателя,
заявление об увольнении и его отзыве.

Подключение электронной подписи для кадрового ЭДО в 1С

Преимущества кадрового электронного документооборота перед бумажным

Экономия времени и труда как сотрудников кадровых служб — в КЭДО можно легко организовать и проконтролировать массовое ознакомление работников с необходимыми документами, так и прочего персонала, заявления которого можно заполнить в несколько кликов и быстро отправить на согласование.

Повышение контроля кадровых процессов, упрощение аудита — проще оперативно собрать документы для контролирующих органов и подтвердить их юридическую значимость.

Снижается количество ошибок кадрового производства — например, исключается ситуация отсутствие ознакомления работниками с документами под подпись.

Снижаются ошибки при оформления заявлений работниками.

Пример отправки кадрового документа работникам из системы «1С:Зарплата и управление персоналом»

Минимизация расходов организации — несмотря на то, что коммерческие системы электронного документооборота требуют абонентской платы, для компаний их использование выгоднее за счет экономии на бумаге и расходных материалов для печати, отсутствии курьерской доставки документов, а также снижения затрат на хранение бумажного архива.

Можно оперативно обмениваться документами с дистанционными работниками.

Повышается сохранность документов — бумажные документы проще испортить или потерять. В случае с КЭДО необходимые данные легко восстановить.